日本発行の書類をアポスティーユした時のはなし

2019年8月9日

日本発行の書類をアポスティーユするには?

国外に住んでいる同級生から中学校の卒業証明書(アポスティーユしたもの)を発行して欲しいとの依頼があった時のことを書きます。

必要な書類の確認

必要な書類の確認は同級生が調べてくれて送ってもらいました。
必要な書類の詳細については外務省のホームページアポスティーユ手続きガイドに記載されているので一読してみてください。

今回必要だった書類

証明が必要な公文書(発行日より3か月以内の原本)

今回の場合は中学の卒業証明書のことですね。

申請書(公印確認またはアポスティーユ)

こちらはインターネットからダウンロードし、依頼人に記載してもらいました。

委任状(代理人の方による申請のみ)

こちらも申請書同様、依頼人に記載してもらいました。

返送先を記入した封筒(切手貼付),レターパックなど

アポスティーユされた卒業証明書が送付される封筒を用意します。
返送先の住所を記載したレターパックライトを同梱すると良いです。

レターパックライトのメリットは、

  1. 専用封筒さえあれば送れるお手軽さが魅力(切手の貼り付け不要)
  2. 専用封筒は郵便局で購入可
  3. 料金は全国一律360円(専用封筒の値段)
  4. サイズは専用封筒が34cm×24.8cmのA4大
  5. 重さは4kgまで・厚さは3cm以下
  6. 追跡サービスが利用できる
  7. 日曜・祝日も配達される

コンビニでも販売されていますが、在庫が少なかったり取り扱ってなかったりするので、郵便局で購入するのが確実です。
在庫がある可能性の高いコンビニは、

  1. ミニストップ
  2. ローソン

外務省の住所を確認

封筒に必要書類をすべて入れて外務省に送付しましょう。
送付先は外務省のホームページに記載されています。

所在地
〒100-8919 東京都千代田区霞が関2-2-1 外務省南庁舎1階
外務省 領事局領事サービスセンター 証明班
今回の場合は1週間ほどでアポスティーユされた卒業証明書がレターパックライトで返送されてきました。

アポスティーユ済み書類を海外へ

同級生への送付は安心なEMSを使いました。
少々高額ですが、海外ではよく荷物が紛失するようで、DNIなどの大事な書類も同梱されていたので安全で確実でした。